Even voor de niet-ingewijden onder ons: tenders zijn aanbestedingsprojecten waarin (semi)overheidsinstellingen op zoek gaan naar leveranciers of dienstverleners. Voorbeeld: de gemeente Leudal heeft een nieuw gemeentehuis nodig. Na een openbare aankondiging dingen bouwbedrijven mee naar de opdracht. In veel gevallen komt daar een tendertekst aan te pas: een technisch document waarin elke mededinger op de gestelde eisen ingaat, zijn werkwijze toelicht en een prijs noemt. Op basis van een – vaak complex – systeem van verschillende criteria en wegingsfactoren wint het beste voorstel en mag de indiener ervan aan de slag.
Tendertrajecten: schrijven voor aanbestedingen
De Geschreven Podcast deel 3
In deze geschreven podcast hebben we het over schrijven voor tenders, een vak apart. Want wat is de rol van een copywriter in het tenderproces, hoe belangrijk is tekst voor de uiteindelijke beoordeling en hoe maak je van ingewikkelde technische kost een winnend verhaal?

Deelnemers: Jules en Rob
Jules Warnies (J), copywriter, gaat in gesprek met Rob van Driel (R), Sales Manager bij Endenburg Elektrotechniek. Rob en Jules zijn oude bekenden, en zetten vaker hun tanden in tendertrajecten. |
To copywriter or not to copywriter
J. Ha Rob. Vandaag hebben we het over schrijven voor tenders. Maar voordat we er met gestrekt been ingaan: waarom haak je bij tenders überhaupt een copywriter aan?
R. Goeie vraag om mee te beginnen. Want bij sommige aanbestedingen héb je helemaal geen schrijver nodig. Dan wint het bedrijf dat tegen de laagste prijs het snelst levert – that’s it.
J. Ai. Daar gaat m’n baan.
R. Maar soms zegt een opdrachtgever: ‘Ik kijk niet alleen naar prijs, maar wil ook met een vakkundige en betrouwbare partij in zee.’ Dan is er een tendertekst nodig, en dus een copywriter. Wij weten vaak wel wát we willen vertellen, maar niet hoe. Zo’n technische boodschap overbrengen – da’s andere koek.
J. Precies. Soms heb je die boodschap al wel in grote lijnen op papier, en is ’t voor mij een kwestie van chocola maken: herschrijven en structureren.
R. Zeker. Maar net zo vaak bel ik je nog vóórdat er een woord op papier staat, en heb ik je er het liefst vanaf het begin bij. Of we dan uiteindelijk voor A of B gaan, is volledig afhankelijk van de complexiteit van de opdracht én de samenstelling van de groep.
J. Met B bedoel je de complexere trajecten? Dan gaat het vaak niet meer om schrijven alleen, toch?
R. Nee. Je moet je voorstellen dat we vaak met meerdere bedrijven en technische teams aan tafel zitten om samen zo’n aanbestedingsplan te maken. Dan kan ik je hulp ook goed gebruiken om structuur aan te brengen. Want in mijn ervaring weet een goede copywriter hoe je stuurt, doorvraagt en meedenkt. Als het proces meer rechttoe rechtaan is, dan is het prima wanneer jij later aanhaakt voor een verbeterslag op de tekst – natuurlijk nog steeds scherp op rammelende logica, inconsistenties en of we de vraag van de opdrachtgever wel concreet beantwoorden.
J. Zeker in het laatste geval moet ik er goed op letten dat de technische inhoud blijft staan. De taal die alles met elkaar verbindt, da’s mijn speelveld. Ik moet natuurlijk wel snappen wat er staat. Anders kan ik nooit beoordelen of het in lijn is met wat er verderop wordt gezegd, en niet onbelangrijk: of de opdrachtgever dit ook wil weten.
Theoretisch geneuzel en tijdrovend gedoe – zitten praktijkmensen niet op te wachten.
Copywriter-deluxe
J. Bij die ingewikkeldere projecten komt inderdaad veel meer kijken. Neem de technici die input voor zo’n tendertekst aan moeten leveren, dat zijn praktijkmensen. Die willen gewoon aan de slag en denken: of ik nou een schakelkast in een school of zwembad installeer, het is dezelfde kast en ik doe dit al jaren. Bovendien heb ik bij de vorige tender dezelfde vragen beantwoord, dus waarom moet dat nu wéér? Kortom, theoretisch geneuzel en tijdrovend gedoe – zitten ze niet op te wachten.
Maar de opdrachtgever heeft daar geen boodschap aan. Die wil weten of je ervaring hebt, maar vooral lezen hoe je zijn
probleem op gaat lossen. Als ik dan voor ‘t eerst samen met die technici in een ruimte zit, is het dus best een getouwtrek om iedereen duidelijk te maken dat er toch écht een nieuw verhaal moet komen. Met – inderdaad – deels dezelfde antwoorden, maar toch op maat geschreven.
R. Ze vinden het sowieso vervelend als er van alles wordt voorgekauwd. Bij elke aanbesteding hoort een leidraad – een formeel document waarin de opdracht wordt omschreven – en nog een hele papierwinkel met talloze vragen die je moet beantwoorden, eisen waar je aan moet voldoen en hoepels waar je doorheen moet springen. Ook staan er vaak aannames in waar ze van gaan steigeren.
Vaak zie je die wat cynische stemming na verloop van tijd omslaan in: hé, dit zou wel eens kunnen lukken.
J. Haha, ja, vaste prik: ‘Als er staat dat ik een storing binnen twaalf uur moet melden, waarom vraag je dan verderop hoe lang ik daarover denk te gaan doen? Ik heb toch geen keus? Als ze het zelf allemaal zo goed weten, waarom moeten wij het dan nog een keer opschrijven? Wat is dit voor kleuterklas!’
R. Precies. Aan mij om ze aan boord te krijgen, en houden. En jij helpt me daarbij. Door te luisteren, vragen te stellen en steeds samen te vatten wat er net is gezegd. Bovendien: vreemde ogen dwingen. Ze zijn eerder geneigd om naar een buitenstaander te luisteren dan naar een collega die van alles van ze wil.
J. Gek is dat, ja. Vaak zie je die wat cynische stemming na verloop van tijd omslaan in: hé, dit zou wel eens kunnen lukken. Dan verandert de sfeer in de ruimte en gaan de hakken uit het zand – dat vind ik altijd een mooi moment. In mijn schrijfproces gebeurt eigenlijk precies hetzelfde. Eerst is het écht een worsteling en ben ik vooral bezig om überhaupt te snappen wat er staat. Maar op een zeker moment krijg ik het door. Dan snap ik de inhoud en kan ik meters maken op de formulering, stijl en toon.
R. Zo belangrijk! Want de kwaliteit van de tekst valt of staat met hoe goed jij begrijpt wat er moet staan.
(tekst gaat door onder kader)

Ook taalkundige tanden in jouw tender laten zetten?
Willen winnen
R. Ook bij de beoordeling van zo’n plan komt veel kijken. Ten eerste weet je nooit precies wie de beoordelaars zijn. Dat kunnen ingenieurs zijn, maar net zo goed ambtenaren – of allebei. Je moet het dus zo opschrijven dat iedereen het snapt. Vervolgens is het deels door hoepels springen, en deels buiten de lijntjes kleuren.
J. Doel je op de smalle ruimte om je te onderscheiden?
R. Ja. Aan de ene kant moet je gewoon doen waar de opdrachtgever om vraagt: direct antwoord geven op alle feitelijke vragen, alsof je een tentamen maakt. Maar er zijn ook subjectieve vragen, met meer ruimte voor interpretatie, of om met een creatieve oplossing te komen. Tsja, wanneer heb je die dan voldoende beantwoord? Of liever: goed beantwoord, want met een ‘voldoende’ win je niet.
J. Die ruimte ligt er ook tekstueel, in stijl en toon bedoel ik. Wel gevaarlijk: je wilt het liefst zo vlot en fris mogelijk schrijven, maar da’s niet altijd de beste oplossing. Daardoor kun je ook nét te veel van de rest afwijken en belandt jullie tender als een soort Fremdkörper onder op de stapel. Wil je ook niet. Zo’n tekst moet de interesse van de beoordelaars prikkelen, zonder ze af te schrikken of weg te jagen.
R. Juist! De vraag is altijd: hoe ver steek je je nek uit? Als iedereen die meedoet braaf hetzelfde roept over z’n methodiek, Plan van Aanpak en risicomitigatie – wat valt er dan nog te kiezen?
Als we het niet worden, wil ik in de strijd met anderen wel op z’n minst gezien, besproken en serieus overwogen zijn.
J. Soms is het juíst goed om van de verwachtingen af te wijken, om op te vallen. Maar dat is een heel dunne lijn, die we steeds samen moeten zien te vinden. Ik heb jou ook nodig om me daarin af te remmen. ‘Hier is even geen ruimte voor ironie; gebruik dit woord maar liever niet, tikkie te populair.’
R. Precies. Je moet ook weer niet zó onderscheidend zijn dat het ‘weird’ wordt en niemand met je wil werken. Maar ik vind het wel belangrijk dat we iets unieks opschrijven. Ik word liever afgewezen op originaliteit dan dat ik anoniem wegkwijn in de grijze, diffuse middenmoot. Als we het niet worden, wil ik in de strijd met anderen wel op z’n minst gezien, besproken en serieus overwogen zijn.
J. En dat kan soms al met een heel simpel element. Een knipoog hier of daar, die net onder de irritatiegrens blijft. Dat doe je dan op een plek waar het geen schade aan de inhoud aanricht, maar waar je wel een onderscheidend geluid kunt laten horen.
R. Volgens mij opende je een besloten tender ooit met: ‘U heeft voor deze uitvraag onder andere Endenburg benaderd – een uitstekende keuze.’ Net genoeg om het ijs te breken.
Gezonde spanning
J. Ik heb trouwens wel iedere keer weer plankenkoorts als we aan zo’n traject beginnen. De inhoud is moeilijk en de druk hoog. Maar het is uiteindelijk zo ontzettend leuk om te doen.
R. Nou, goed om te horen: ik heb er weer twee in de aanbieding.
Onze eigen verhalen