Sollicitant afwijzen? Zo doe je dat vriendelijk

Vorig jaar verscheen er een mail van Amsterdam UMC in onze inbox, met als onderwerp: ‘Hulp gezocht bij afwijsteksten voor sollicitanten’. Strekking van de e-mail: het ziekenhuis ontvangt jaarlijks zo’n 36.000 sollicitaties, en dat betekent dat ze ook ontzettend veel afwijsmails versturen. Die mails hadden ze in het recruitmentteam al keurig geordend in categorieën – van ‘onvoldoende ervaring’ tot ‘niet de juiste opleiding’ – maar de teksten konden wel wat sjeu gebruiken. Daarnaast wilden ze voor elke mail twee varianten, omdat veel mensen vaker dan één keer solliciteren. Dat verkleint de kans dat sollicitanten twee keer exacte dezelfde afwijsmail ontvangen.

Ziel en zaligheid

Dat het belangrijk is om als organisatie goed na te denken over je afwijsmail, blijkt ook wel uit dit stuk van NRC, met de pakkende kop ‘Ook de afgewezen sollicitant verdient een beetje liefde en aandacht.’ Bedrijven laten soms helemaal niks horen na een sollicatie, of versturen enkel een korte standaardzin, aldus het artikel. De cijfers in het stuk zijn schokkend: in 2025 reageerde 15,5 procent van alle Nederlandse werkgevers helemaal niet op sollicitanten (ook wel ‘ghosten’). Het jaar ervoor was dat zelfs 30 procent. En dat terwijl de sollicitant waarschijnlijk bloed, zweet en tranen in zijn sollicitatie heeft gestopt.

Niet alleen voor de sollicitant kan het een oppepper zijn om op z’n minst een persoonlijke, vriendelijke afwijsmail te krijgen. Ook voor je organisatie is het verstandig om tijd en moeite te stoppen in het “afwijsproces”. Zoals in het artikel van NRC staat: ‘Ook afgewezen geïnteresseerden zijn potentiële klanten en ambassadeurs van je merk.’

Zo schrijf je een goede afwijsmail

Het moge duidelijk zijn dat een vriendelijke mail het minste is wat je de afgewezen sollicitant kunt bieden. Maar: hoe schrijf je die? Wij helpen je graag met deze praktische tips.

1 Geef een goede reden
Voor de duidelijkheid: ‘Er zijn veel reacties binnengekomen’ is géén goede reden om iemand af te wijzen, want het zegt uiteindelijk niks over de (ontbrekende) kwaliteiten van de sollicitant. Vertel iemand duidelijk waarom je hem of haar niet uitnodigt, bijvoorbeeld omdat de opleiding niet aansluit, de kandidaat te weinig werkervaring heeft, een belangrijke skill mist of een bepaalde taal niet spreekt.

2 Hou het kort…
Je hoeft sollicitanten geen enorm epos te sturen. Hou je boodschap kort en duidelijk, en kom snel to the point.

3 …maar wél vriendelijk
Kort betekent niet ‘kortaf’ of ‘afgeraffeld’. Hou je toon vriendelijk, persoonlijk, beleefd. Het is niet nodig om iemand onnodig te kwetsen.

4 Bied mensen aan om te mailen of bellen
Geef afgewezen sollicitanten de kans om even te bellen of mailen voor meer uitleg. Tegelijk wil je ook niet dat er dagenlang mensen aan de lijn hangen – dat kost (te) veel tijd. Zet bijvoorbeeld onderaan je bericht: ‘Heb je nog vragen? Dan kun je natuurlijk altijd mailen.’ Zo geef je mensen wel een ingang, maar hou je het casual. Scroll trouwens nog eens omhoog naar tip 1: hoe beter en duidelijker de reden die je geeft, hoe kleiner de kans dat mensen gaan nabellen of -mailen.  

5 Hou goede kandidaten bij je
Er zijn altijd kandidaten die het nét niet redden, maar die eigenlijk best goed bij je bedrijf zouden passen. Deze mensen wil je aanmoedigen om de volgende keer weer te reageren. Dat hoef je niet in elke mail op te nemen: doe dat alleen bij kandidaten waar je echt enthousiast over bent. Zo bijvoorbeeld: ‘Ondanks dat we je nu niet uitnodigen, zijn we wel enthousiast over je profiel. Hou daarom onze vacaturepagina in de gaten.’ Je kunt zelfs vragen of je gegevens mag bewaren (bijvoorbeeld voor een jaar), zodat je ze in de toekomst nog eens kunt benaderen.

6 Kies voor normaal en menselijk
Tot slot: kijk eens kritisch naar de toon in je stuk. Vermijd passieve constructies als ‘Er is intern besloten om …’ en ‘Helaas moeten wij u mededelen dat…’. Praat liefst in de ik-vorm en hou het persoonlijk: je praat immers tegen een ander mens. Tot slot zeggen we bij Tekstwerf altijd: praat normaal. Dus geen stijve consructies als ‘Hopende je hiermee voldoende geïnformeerd te hebben’. Dat creëert onnodige afstand, en de zin ‘We hopen dat alles zo duidelijk is’ begrijpt ook iedereen.

Neem je sollicitatieproces onder de loep

Reageren er op je vacatures structureel kandidaten die niet geschikt zijn? Dan is het slim om even een stapje terug te doen: misschien gaat er al eerder in het proces iets mis. Is de functieomschrijving wel duidelijk genoeg, en is het helder welke eisen jullie aan een kandidaat stellen? Wees in je vacature ook eerlijk over salaris en werkcultuur, dan kan het zijn dat mensen zelf al afhaken. Scheelt jou en de kandidaat een hoop tijd!

Onze schrijvers staan klaar

Wij hielpen de afgelopen jaren honderden bedrijven bij hun employer branding. Inmiddels kennen we dus het klappen van de zweep. Ook hulp nodig? Mail naar hallo@tekstwerf.nl.