1 ALGEMEEN

1.1 Deze voorwaarden gelden voor al onze offertes, kosteninschattingen en overeenkomsten.

1.2 Wil je andere voorwaarden? Dan zijn die alleen geldig als wij daar schriftelijk mee instemmen.

1.3 Met opdrachtgever bedoelen we de organisatie die samenwerkt met Tekstwerf – de jouwe dus. Maar omdat we het graag persoonlijk houden, spreken we jou in deze voorwaarden direct aan. We beschouwen jou daarbij als de vertegenwoordiger van je organisatie. Kortom: stem je in met deze voorwaarden, dan doe je dat namens het bedrijf waarvoor je werkt.

1.4 De opdrachtnemer, dat zijn wij: Tekstwerf.

1.5 Opdracht, dienst en product zijn verschillende termen die we in deze voorwaarden voor één ding gebruiken: het werk dat we voor je doen. De eerste twee zijn algemene verzamelnamen, ‘product’ slaat op een specifieke tekst met een vaste prijs – zoals op onze prijslijst vermeld.

1.6 Deze voorwaarden noemen we ‘algemene voorwaarden Tekstwerf’.

1.7 Tekstwerf mag deze algemene voorwaarden wijzigen. We laten je dat minimaal één maand van tevoren weten. Zitten we midden in een opdracht? Dan zijn de ‘oude’ voorwaarden hier nog op van toepassing, tenzij we samen expliciet iets anders afspreken.

1.8 Zodra je schriftelijk akkoord gaat met onze offerte of kosteninschatting, gaan we ervan uit je deze voorwaarden hebt gelezen en ermee instemt. Ook is er vanaf dat moment sprake van een overeenkomst.

1.9 Het Nederlandse recht is van toepassing op deze voorwaarden en op elke overeenkomst tussen Tekstwerf en opdrachtgevers.

1.10 Als er een conflict ontstaat tussen Tekstwerf en een opdrachtgever waar we onderling niet uit komen, leggen we dat voor aan de rechtbank in Amsterdam.

2 SAMENWERKING

2.1 Tekstwerf mag zonder toelichting opdrachten weigeren.

2.2 Wij voeren de opdracht uit volgens de afspraken die we hierover hebben gemaakt. Je mag het werk niet tegelijkertijd aan een ander bureau geven zonder dit met ons te bespreken. Wij beloven op onze beurt dat we niet voor je directe concurrenten werken zonder dit eerst met jou te overleggen.

3 OFFERTES EN KOSTENOVERZICHTEN

3.1 In principe werkt Tekstwerf met offertes. Wanneer dat niet mogelijk of wenselijk is, maken we een inschatting van de totaalprijs: die zetten we in een kostenoverzicht. We maken altijd schriftelijk duidelijk of er sprake is van een offerte of kostenoverzicht.

3.2 Een offerte is een voorstel aan een opdrachtgever. Hierin staat een omschrijving van de opdracht en de kosten die we daarvoor in rekening brengen. Er is sprake van een overeenkomst zodra je de offerte schriftelijk accepteert. Je hebt hiervoor veertien dagen de tijd.

3.3 Offertes zijn vrijblijvend: zolang je ‘m niet schriftelijk goedkeurt, zit je nergens aan vast. Als je onze offerte niet binnen veertien dagen na verzenden goedkeurt, gaan wij ervan uit dat je 'm afwijst. 

3.4 In uitzonderlijke gevallen werken we met een kostenoverzicht in plaats van een offerte. In dat geval ligt de totaalprijs vooraf niet vast, maar maken we een inschatting van de totale kosten. Tijdens de samenwerking kan die inschatting iets veranderen. Als de kosten aanzienlijk van de inschatting dreigen af te wijken, laten we dit zo snel mogelijk aan je weten.

4 KOSTEN, PRIJZEN, BETALING

4.1 Het eerste kennismakingsgesprek is gratis. Voor elke afspraak en opdracht die volgt, brengen we kosten in rekening volgens de laatste versie van onze prijslijst.

4.2 Bij grote of veel opdrachten kan het voordeliger zijn om gebruik te maken van onze tegoeden. Deze koop je vooraf in, waardoor je gedurende de looptijd van zo’n tegoed korting krijgt op de producten die je afneemt. Hoeveel korting je krijgt, hangt af van de omvang van het tegoed dat je kiest – de opties vind je op onze prijslijst. Een tegoed is vanaf de facturatiedatum één jaar geldig, daarna verloopt het en kun je het niet meer gebruiken. We sturen je zes en drie maanden voor de einddatum een seintje. Je kunt tot één maand voor de einddatum nieuwe opdrachten aanleveren, en daarna dus niet meer. Dan weten we zeker dat we de opdracht(en) kunnen afronden voordat het tegoed eindigt.

4.3 Is er sprake van een los project, dan factureren we de opdracht zodra die is afgerond. Als de opdrachtgever een tegoed afneemt, sturen we vooraf een factuur.

4.4 Als we communiceren over prijzen, is dat altijd exclusief btw en andere belastingen of heffingen.

4.5 Zodra je onze teksten gebruikt, beschouwen wij de opdracht als goedgekeurd en afgerond.

4.6 Blijkt tijdens de samenwerking dat we minder hoeven te doen dan waar we in de offerte van uitgingen? Dan brengen we annuleringskosten in rekening. In artikel 6 lees je meer over annuleringskosten.

4.7 Wordt de opdracht gaandeweg groter dan in de offerte omschreven? Dan brengen we voor de extra diensten of producten aanvullende kosten in rekening, gebaseerd op onze vaste prijzen en onderlinge afspraken. Voordat we met het extra werk beginnen, laten we duidelijk weten wat dit betekent voor de totaalprijs. Als we binnen twee werkdagen niks van je horen, nemen we aan dat je akkoord gaat met de bijkomende kosten.

4.8 Lever je materiaal aan dat extra werk oplevert, zoals onduidelijke input, en kost een opdracht daarvoor onverwacht meer werk? Dan brengen we aanvullende kosten in rekening, die we bepalen op basis van de prijslijst.

4.9 Als we voor een opdracht moeten reizen, brengen we daar kosten voor in rekening. Van elk retour nemen we het eerste halfuur voor eigen rekening, alles daarboven factureren we tegen € 100 per uur. We rekenen hiervoor de reistijd vanaf ons kantoor: per fiets voor locaties in Amsterdam, met het openbaar vervoer voor alles daarbuiten. Voor een inschatting gebruiken we de indicatie van Google Maps, maar uiteindelijk gaat het om de daadwerkelijke reistijd: inclusief oponthoud en vertraging buiten onze schuld.

4.10 Je moet onze factuur binnen veertien dagen na verzending betalen. Bij grote of langlopende opdrachten kunnen we vragen om in delen te betalen.

4.11 Als je te laat betaalt, zijn de uiteindelijke incassokosten voor jouw rekening. Dit geldt voor kosten buiten de rechtbank (bijvoorbeeld voor advocaten, deurwaarders of incassobureaus), en ook voor kosten van de rechtszaak zelf. De kosten buiten de rechtbank zijn minstens vijftien procent van het factuurbedrag, met een minimum van € 250,00.

5 LEVERING EN FEEDBACK

5.1 Voordat we aan een opdracht beginnen, geven we altijd aan wanneer we denken klaar te zijn. We doen ons uiterste best om ons werk op tijd af te hebben. Toch kan het gebeuren dat we later klaar zijn, bijvoorbeeld door:

• onverwacht aanvullend werk of nieuwe input;
• de opdrachtgever die zich niet aan de afspraken houdt;
• omstandigheden waar Tekstwerf niets aan kan doen.

In deze gevallen is Tekstwerf niet verantwoordelijk voor de vertraging en eventuele schade.

5.2 Tekstwerf is verantwoordelijk voor het versiebeheer. Hebben wij het bijvoorbeeld over ‘versie 1’, dan bedoelen we daarmee het document dat wij zo hebben genoemd.

5.3 Bij veel van onze producten is minimaal één feedbackronde inbegrepen. Hierin krijg je de kans om te checken of we de opdracht in lijn met je briefing hebben uitgevoerd. Zo niet, dan passen we de tekst(en) aan op basis van jouw aanvullende instructies. Breid je in deze fase de opdracht uit, bijvoorbeeld door om nieuwe tekst te vragen die niet in de briefing stond? Dan beschouwen we dat niet als feedback, maar als een nieuw deel van de opdracht – zie artikel 4.7 voor meer informatie over meerwerk.

Voor een feedbackronde gelden verder de volgende voorwaarden, tenzij expliciet anders afgesproken:

• Vanaf het moment dat we ‘versie 1’ versturen, heb je tien werkdagen om te reageren.
• Horen we binnen deze termijn niets van je, dan gaan we ervan uit dat je de tekst goedkeurt en vervalt je recht op de feedbackronde.
• Je reageert in één keer op de tekst(en), ongeacht het aantal mensen dat feedback geeft.
• Je deelt de feedback met ons via één Word-document, online document of (telefoon)gesprek.
• Wij verwerken je feedback binnen vijf werkdagen.
• Zodra wij ‘versie 2’ opsturen, is de feedbackronde klaar.
• Als de tekst naar jouw mening nog niet af is, kun je nog een feedbackronde aanschaffen.

5.4 We bewaren een kopie van alle teksten die we voor je hebben geschreven. Als je de tekst later wilt aanpassen, kunnen we deze kopie gebruiken.

6 ANNULERING

6.1 Ben je akkoord gegaan met de offerte of het kostenoverzicht? Dan kun je de volledige opdracht niet kosteloos annuleren. Welke annuleringskosten we in rekening brengen, hangt af van het moment waarop je annuleert:

• Voordat we beginnen: 50 procent van het totaalbedrag
• Als we al begonnen zijn: 100 procent van de delen die af zijn + 50 procent van het resterende bedrag

6.2 Als de opdracht minder groot blijkt dan verwacht, kun je één of meerdere delen van de opdracht annuleren. Ook dan betaal je annuleringskosten. Hoe hoog die zijn, hangt weer af van het moment van annuleren:

• Voordat we aan dat deel van de opdracht beginnen: 50 procent van de productprijs
• Als we al begonnen zijn aan dat deel van de opdracht: 100 procent van de productprijs

7 GEHEIMHOUDING

7.1 Tekstwerf houdt alle gegevens van de opdrachtgever geheim die (mogelijk) vertrouwelijk zijn. Dat geldt ook als de opdracht is afgelopen.

7.2 Onder 'gegevens' uit artikel 7.1 valt alle informatie die de opdrachtgever met ons deelt, behalve informatie die:

• we al hadden vóór de overeenkomst;
• openbaar beschikbaar is;
• we van een andere partij hebben gekregen;
• wettelijk niet geheim mag blijven.

8 VRIJWARING, AANSPRAKELIJKHEID

8.1 Tekstwerf is niet verantwoordelijk voor het gebruik van onze producten, en dus ook niet voor eventuele schade die daardoor ontstaat. We zijn er niet aansprakelijk voor, tenzij de schade aantoonbaar is ontstaan door een grote fout of ernstige nalatigheid van ons. In dat geval kun je daar een vergoeding voor krijgen. Die staat in verhouding tot de schade en totale kosten van de opdracht – en is nooit hoger dan het totaalbedrag uit de offerte.

8.2 Als opdrachtgever ben jij de inhoudelijk expert. Het is dus jouw verantwoordelijkheid om feitelijke onjuistheden of onvolledigheden in een tekst te voorkomen – door ons goed te briefen, correcte input te geven en versie 1 kritisch te checken tijdens de feedbackronde. Wij kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele problemen die de inhoud van de tekst oplevert, op welk moment dan ook.

8.3 Zodra je een tekst hebt goedgekeurd, is Tekstwerf niet aansprakelijk voor fouten of onzorgvuldigheden.

8.4 Wij zijn nooit verantwoordelijk voor wat anderen doen of laten. Dit geldt voor alle leveranciers die met ons samenwerken, inclusief hun medewerkers en klanten.

9 VROEGTIJDIGE BEËINDIGING OVEREENKOMST

9.1 Je kunt de overeenkomst per direct en zonder annuleringskosten (zie hoofdstuk 6) beëindigen als wij:

• meer dan drie maanden te laat zijn met de levering;
• ons werk niet naar wens is en dat na twee waarschuwingen niet aantoonbaar is verbeterd;
• ons op een andere manier niet aan deze overeenkomst of onderlinge afspraken hebben gehouden, en daar ondanks twee waarschuwingen geen verbetering in komt.

9.2 Het kan zijn dat we onze overeenkomst of afspraken niet kunnen nakomen door onverwachte problemen met de briefing of input, of door situaties buiten onze macht: denk aan brand, ziekte, storingen of overheidsbeslissingen. In deze gevallen kun je geen schadevergoeding eisen, en de samenwerking ook niet opzeggen.

9.3 Tekstwerf mag de overeenkomst kosteloos en per direct stopzetten of pauzeren als:

• de opdrachtgever z’n verplichtingen niet nakomt;
• de opdrachtgever onder toezicht wordt geplaatst of z’n bedrijf sluit;
• de opdrachtgever wordt overgenomen, failliet gaat of uitstel van betaling krijgt;
• er beslag wordt gelegd op de bezittingen van de opdrachtgever.

Lijdt Tekstwerf schade door bovenstaande gevallen? Dan kunnen we om een vergoeding vragen.

9.4 Als je een klacht wilt indienen, doe dat dan schriftelijk – door te mailen naar hallo@tekstwerf.nl. Dit kan tot tien werkdagen na de factuurdatum. Daarna nemen we je klacht niet meer in behandeling, en gaan we ervan uit dat je de factuur gewoon betaalt.

10 AUTEURSRECHTEN

10.1 Tot je de factuur hebt betaald, blijven alle teksten die wij maken of opsturen van ons. Dat wil zeggen: wij hebben het auteursrecht en alle rechten die daaruit voortkomen. Zodra de opdracht is afgerond (zie 4.5 en 4.6), zijn de teksten jouw eigendom en gaan de rechten automatisch naar jou.

10.2 Wij mogen onze documenten voorzien van een logo of naam.

12 ACQUISITIE

12.1 Vanaf het moment dat we samenwerken, mogen wij jouw bedrijfsnaam op onze klantenlijst en in ons portfolio zetten. Ook mogen we voorbeeldwerk en een korte beschrijving van de opdracht gebruiken om nieuwe klanten te werven.

13 GEGEVENS EN PRIVACY

13.1 Om met je te kunnen samenwerken, verzamelen en bewaren we persoonsgegevens: in ieder geval je voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Is onze laatste samenwerking inmiddels meer dan twee jaar geleden? Dan verwijderen we je gegevens uit onze systemen.

13.2 Werk je met ons, dan sturen we je een nieuwsbrief. Daarvoor slaan we je naam en e-mailadres op. Wil je onze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Schrijf je onderaan de mail zelf uit of laat het ons weten, dan halen wij je van de maillijst.

13.3 Tekstwerf doet er alles aan om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking. Heb je de indruk dat dat beter kan, laat het ons weten. Ook kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13.4 Je kunt je persoonsgegevens altijd inzien, aanpassen of laten verwijderen. Ook kunnen we ze op jouw verzoek naar een andere organisatie sturen. Je mag je toestemming om gegevens op te slaan altijd intrekken.

13.5 Wij maken gebruik van diensten van andere partijen, en delen daarbij soms jouw persoonsgegevens met die organisaties – zij heten ‘verwerkers’ in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarom hebben we verwerkersovereenkomsten met hen gesloten. Daarin staat onder meer:

• wie verantwoordelijk is voor de gegevens (wij);
• dat de verwerkers die gegevens alleen mogen gebruiken voor de dienst die ze ons leveren;
• hoe verwerkers de informatie beveiligen.

Zo’n overeenkomst hebben we met deze organisaties:

• Google
• The Rocket Science Group / MailChimp
• monday.com
• SFDC / Slack
• Harvest
• Anthropic / Claude

Ben je benieuwd naar de verwerkersovereenkomsten? Laat het ons weten.