Tendersucces voor Bloesem = scherpe visie + juiste woorden

Onze opdrachtgever werkt graag mee aan deze case, maar liever niet herkenbaar. Ze willen concurrenten geen kijkje in hun keuken geven én voorkomen dat anderen ook tenderhulp inschakelen. Daarom gebruiken we gefingeerde namen en hebben we het in deze tekst over ‘een overheidsinstantie’.

Verhaal is er, nu de woorden nog

Adviesbureau Bloesem heeft een heel specialistische expertise, die maar weinig anderen in het land hebben. Dus heeft een grote overheidsinstantie daar hulp bij nodig? Dan moét Bloesem wel meedingen. ‘De opdrachtgever zocht een partner met veel ervaring, diepgaande kennis en grote capaciteit – eigenlijk is het een perfecte opdracht voor ons’, vertelt mede-eigenaar Lotte. ‘Ik kan voor een aanbesteding best uitleggen waarom wij de beste keuze zijn. Maar we hadden iemand nodig die dat verhaal in de juiste woorden kon vertellen. Toen herinnerde ik me een stukje over tenders in een nieuwsbrief van Tekstwerf. Ik wist gelijk wie ik moest bellen.’

Allesbepalende knip

De samenwerking begon met een heldere afspraak: Lotte was verantwoordelijk voor het verhaal, en Jules van Tekstwerf voor de taal. Geen overlap, geen onderhandeling, geen grijze gebieden. ‘Dat past perfect bij hoe wij zelf ook het liefst werken tijdens opdrachten: de ene gaat over de inhoud, de ander over de vorm. Alleen zo kan iedereen zijn werk goed doen.’

Die taakverdeling leverde verwachte én verrassende winst op. Lotte: ‘Natuurlijk is het fijn dat ik niet over de woorden hoef na te denken. De ideeën komen van mij, Jules doet de tekst. Het is makkelijker om goed antwoord op de uitvraag te geven als ik niet aldoor hoef te denken: het moet straks ook nog op drie kantjes passen. Wat ik niet had voorzien, was dat die knip me de ruimte gaf om nog beter in de inhoud te duiken. Ik kon scherper denken, dieper graven en kritischer heroverwegen dan normaal. Ik weet zeker dat het eindresultaat daar beter van is geworden.’

‘Inhoud en woorden van elkaar scheiden, dat vond ik een verademing.’

Schrijf zoals je praat

Het gevaar bij tenderteksten is dat je niet klinkt als jezelf. Bijvoorbeeld doordat er weinig ruimte is, de uitvraag ambtelijk omschreven is of je probeert jezelf te verkopen. Je wilt professioneel overkomen en aansluiten bij de (taal van de) opdrachtgever, maar ondertussen wel jezelf blijven. Dat maakt aanbestedingen schrijven zo lastig, beaamt Lotte. ‘Jules vond de balans. Een voorbeeld: we hadden een inhoudelijk betoog en vlak daarna wilde ik referenties van klanten aanhalen. Ik zocht lang naar een natuurlijk bruggetje, en ik kwam er maar niet uit. Toen stelde Jules voor: Dit klinkt natuurlijk allemaal prachtig, al zeggen we het zelf. En dat is precies ons probleem: we zeggen het zelf. Misschien zegt deze review nog wel veel meer.

‘Woorden kunnen een slecht idee niet verdoezelen. Maar ze kunnen goede ideeën wél versterken.’

Meer dan een goede tender

Helaas heeft Bloesem de opdracht niet gekregen: de overheidspartij heeft vlak voor de beslissingsdatum de hele aanbesteding stopgezet. Een flinke tegenvaller, maar tóch heeft de samenwerking Lotte een hoop gebracht. ‘We hebben nu een sterk document liggen over onze dienstverlening. En doordat ik alles zo scherp moest onderbouwen, kon ik eens uitgebreider nadenken over onze kracht. Ik heb er echt veel van geleerd. Ik wist wel dat we heel slim waren, maar nu we het zo op papier hebben gezet, kan ik ook beter vertellen waarom.’

Ondanks de teleurstellende afloop zou Lotte de volgende keer precies dezelfde keuzes maken. ‘Het is uitgesloten dat wij zelf een tekst van dit niveau kunnen indienen. Op het moment van opsturen wist ik al: beter dan dit hebben we niet te bieden. Dus de volgende keer dat wij hulp nodig hebben bij een aanbesteding, weet ik waar ik aanklop!’